ผู้เยี่ยมชมโพสต์: วิธี CYA ในที่ทำงาน

การเก็บบันทึก – สนุกใช่มั้ย แต่: มันสามารถช่วยให้คุณปิดก้นที่ทำงานได้เมื่อคุณต้องการ ดังนั้นคุณจะจัดระเบียบไฟล์และติดตามบันทึกการประชุมอีเมลและโทรศัพท์ได้อย่างไร โพสต์ของแขกของวันนี้นำเสนอคำแนะนำพิเศษจาก Belle of Capitol Hill สไตล์ – CHS on CYA ดังนั้นพูด ขอบคุณ Belle ที่ผ่านแนวคิดเหล่านี้ (และยินดีต้อนรับกลับไปที่บล็อก)!
การทำงานในการเมืองสอนให้ฉันรู้บทเรียนที่มีประโยชน์มากมายซึ่งสำคัญที่สุดคือวิธีการเก็บบันทึกที่ยอดเยี่ยม ฉันบันทึกอีเมลตัวอักษรบันทึกและบันทึกการประชุมเพราะคุณไม่มีทางรู้ว่าคุณจะต้องใช้เส้นทางกระดาษ ดังนั้นเมื่อแคทขอให้ฉันเขียนโพสต์โดยละเอียดว่าจะครอบคลุมตูดของคุณในที่ทำงานได้อย่างไรฉันก็ดีใจที่ได้รับผิดชอบ
เริ่มต้นด้วยรากฐานของ CYA เก็บบันทึกที่ดี:

บันทึกการประชุมฉันมีสมุดบันทึกขนาดเล็กที่มีเกลียวมากกว่า 30 รายการที่ครอบคลุมอาชีพทั้งหมดของฉัน ด้านนอกพวกเขามีป้ายกำกับสำหรับงานและวันที่เช่น “ สภาคองเกรส พฤษภาคม ’07- ต.ค. ’07” ภายในคุณจะพบบันทึกการประชุมของฉันสำหรับการนัดหมายทุกครั้งที่มีชื่อของผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนความร่วมมือและรายละเอียดของการสนทนาของเรา
บันทึกเหล่านี้เป็นบันทึกของสิ่งที่พูดสิ่งที่สัญญาไว้และผลลัพธ์ของการประชุมคืออะไร การเก็บบันทึกที่ถูกต้องจะช่วยล้างการสื่อสารผิดพลาดและช่วยให้คุณทำให้ความทรงจำของคุณสดชื่นก่อนที่คุณจะพบกันครั้งต่อไปกับคนเหล่านั้นไม่ว่าจะผ่านช่วงเวลาเท่าไหร่
อีเมลในยุคดิจิตอลของเราการมีกล่องจดหมายที่เป็นระเบียบนั้นมีความสำคัญต่อความสำเร็จของคุณในฐานะมืออาชีพ ก่อนอื่นคุณไม่ต้องการสูญเสียสิ่งที่คุณอาจต้องการในภายหลังหรือผิดพลาดในการติดต่อที่สำคัญ ประการที่สองคุณไม่มีทางรู้ว่าเมื่อความมุ่งมั่นในการเก็บบันทึกที่ดีจะช่วยชีวิตคุณได้

ในระหว่างการรณรงค์การเลือกตั้งผู้ว่าการรัฐของฉันออกมาต่อต้านการเรียกเก็บเงินที่เจ้านายของฉันสนับสนุน ลองนึกภาพความประหลาดใจของผู้ว่าราชการเมื่อเพื่อนร่วมงานคนหนึ่งของฉันไปถึงกล่องจดหมายของเธอและดึงจดหมายสี่ปีออกมาลงนามโดยเขาแสดงการสนับสนุนอย่างไม่มีที่สิ้นสุดสำหรับบิลเวอร์ชันก่อนหน้านี้ที่เขาคัดค้าน อีเมลนำเราออกจากการป้องกันและวางเขาไว้
แล้วคุณต้องจัดระเบียบอีเมลของคุณอย่างไร? ไม่มีวิธีใดที่จะรวบรวมกล่องจดหมายของคุณ แต่ฉันชอบที่จะจัดระเบียบของฉันภายในปี (2014) จากนั้นโดยออก (กิจการทหารผ่านศึก) จากนั้นโดยกลุ่ม (ดินแดนแห่งชาติ) หากฉันทำงานที่สำคัญในใบเรียกเก็บเงินหนึ่งใบหรือหนึ่งฉบับก็จะได้รับโฟลเดอร์ของตัวเอง ฉันยังชอบที่จะใช้อีเมลรหัสสีที่สำคัญเป็นสีน้ำเงินอีเมลที่มีไฟล์แนบที่สำคัญในสีเขียวและอีเมลที่เป็นที่ถกเถียงกันหรือจากคนที่ต่อต้านตำแหน่งของเราในสีแดง
โทรศัพท์
ซึ่งแตกต่างจากอีเมลโทรศัพท์มีเส้นทางกระดาษที่มืดมน นี่อาจเป็นสิ่งที่ดีหรือไม่ดี ดังนั้นฉันจึงเก็บเอกสารคำเปิดไว้ในคอมพิวเตอร์ของฉันชื่อ“ การโทรสำคัญ” เช่นเดียวกับบันทึกการประชุมของฉันรายละเอียดที่ฉันพูดด้วยเมื่อเราพูดคุยสิ่งที่เราพูดถึงและสิ่งที่เราแก้ไข เป็นประโยชน์ที่จะมีเมื่อเจ้านายของคุณขอบทสนทนาที่ถูกต้องของคุณ

หลีกเลี่ยงเส้นทางกระดาษ
การเก็บบันทึกที่ดีเป็นสิ่งสำคัญ มันสามารถช่วยคุณแก้ไขข้อพิพาทให้ความสำคัญกับความทรงจำเกี่ยวกับการสนทนาที่ผ่านมาและเก็บรายการสิ่งที่ต้องทำไว้ในการติดตาม แต่แล้วเวลาเหล่านั้นเมื่อคุณไม่ต้องการเส้นทางกระดาษล่ะ?
การสนทนาออกจากอาณาจักรดิจิตอลเป็นสิ่งจำเป็นเมื่อต้องแบ่งปันข้อมูลออกจากบันทึกจำเป็นต้องทำการขอโทษหรือเมื่อคุณต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่าสิ่งที่คุณกำลังจะบอกว่าไม่สามารถผ่านไปได้ด้วยพื้นฐาน คลิกที่ปุ่มไปข้างหน้า
โดยพื้นฐานแล้วหากคุณกังวลว่าสิ่งที่คุณกำลังจะเขียนอาจใช้กับคุณจบลงด้วยมือที่ผิดหรือทำร้ายโครงการที่คุณกำลังทำอยู่ ไม่. ใส่. มัน. ในการเขียน. ใช้การตัดสินที่ดีที่สุดของคุณและเมื่อมีข้อสงสัยเลือกที่จะโทรออกแทนที่จะเป็นประเภท
โทรศัพท์กับอีเมล
แต่ถ้าคุณต้องการการสนทนาในบันทึกและคนที่คุณกำลังคุยกับคุณทางโทรศัพท์ สมมติว่าคุณกำลังพยายามล็อคการสนับสนุนสำหรับกฎหมายที่สำคัญจากพนักงานที่มีเจ้านายน้อยกว่าที่น่าเชื่อถือ พนักงานมีความยินดีที่จะบอกคุณทางโทรศัพท์ว่าเจ้านายของเขาอยู่บนเรือ แต่คุณต้องการสิ่งที่เป็นรูปธรรมมากขึ้น คุณต้องการเส้นทางกระดาษ ป้อนอีเมลติดตาม:
“ เรียนจอห์นขอบคุณมากที่สละเวลาโทรหาฉันเกี่ยวกับการสนับสนุนของ Rep. Smith ที่ H.R 529 เจ้านายของฉันยินดีที่จะรู้ว่า Rep. Smith อยู่บนเรือ การโหวต Yay ของเขาจะเป็นการแสดงที่แข็งแกร่งของความมุ่งมั่นของเขาในประเด็นนี้ ขอบคุณอีกครั้งสำหรับการทำงานหนักทั้งหมดของคุณในเรื่องนี้อย่างจริงใจเบลล์”
แน่นอนว่าเขาสามารถอ้างได้ว่าเขาไม่เคยพูดอย่างนั้น เขาสามารถปฏิเสธได้ว่าเขาเคยสัญญากับคุณทุกอย่าง แต่คุณมีบันทึกวันที่และประทับเวลาของเรื่องราวของคุณ

ใช้โทรศัพท์และส่งอีเมลติดตามด้วยความระมัดระวัง บ่อยครั้งที่การขึ้นโทรศัพท์สามารถทำให้การสนทนาที่ไร้เดียงสาดูเหมือนแอบแฝงnull